Dokumenten-Verwaltung

Einfach, schnell & transparent

Alle Dokumente sicher an
einem Ort mit direktem Zugriff

Mit 365my.biz speichern Sie Ihre Dokumente online an einem zentralen Ort. Ob im Büro oder unterwegs – Ihre Daten sind auf all Ihren Geräten synchronisiert, so dass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Ihre Dokumente sind zuverlässig verschlüsselt, auf eigenen 365my-biz-Servern gespeichert und nach deutschem Datenschutzgesetz steng geschützt.

Verwaltung von
digitalen Dokumenten

Ein digitalisiertes Dokument wird nach verschiedenen Merkmalen (z.B. formale Eigenschaften, Inhalt, Datum etc.) unterteilt und automatisch anhand dieser Merkmale in verschiedene Gruppen einsortiert. So entsteht eine übersichtliche Ordnerstruktur, in der Sie Ihre Dokumente schnell und einfach finden können.

Schnelle Suche
nach Dokumenten

Die Dokumente werden digitalisiert und indexiert sowie mit hinzugefügten Metadaten erweitert, so dass diese leicht über die Suchfunktion recherchierbar sind. Die aufgewendete Suchzeit nach einer bestimmten Information bzw. einem bestimmten Dokument reduziert sich somit auf ein Minimum.

Dokumenten-Zugriff auch
für Ihre Geschäftspartner

Das digitale Dokumenten-Management ermöglicht Ihnen, gemeinsame Arbeitsabläufe mit Ihren Geschäftspartnern effizient und automatisch zu organisieren. Ihr Geschäftspartner wird per Mail mit einem direkten Zugriffslink informiert, dass ein neues Dokument für ihn bereit liegt und zum Download bereit steht. Sie und Ihre Partner können in der 365-Cloud jederzeit auf gemeinsame Dokumente zugreifen. Dadurch ist ein schneller, reibungsloser und transparenter Informationsfluss gewährleistet.

Hohe Effizienz, Produktivität und Transparenz

Der schnelle und gezielte Zugriff auf

relevante Informationen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für clevere

Unternehmen. Das Dokumenten-Management trägt zur Reduzierung der Betriebskosten und Steigerung der Produktivität bei, indem es Informationen bündelt, die in jeder Situation schnell abrufbar sind. Auch das Controlling und damit die Transparenz von Prozessen wird durch die strukturierte und zentrale Ablage von Dokumenten erheblich verbessert.

Einhaltung von Gesetzen
und Richtlinien

365my.biz garantiert die gesetzeskonforme elektronische Archivierung von allen unternehmesrelevanten Dokumenten. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in der 365-Cloud entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).